序論：寫作是一種深度的自我表達。它要求我們深入探索自己的思想和情感，挖掘那些隱藏在內(nèi)心深處的真相，好投稿為您帶來了七篇辦公室檔案管理范文，愿它們成為您寫作過程中的靈感催化劑，助力您的創(chuàng)作。

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在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務。首先，檔案能夠全面展現(xiàn)單位的工作情況，能夠給單位將來發(fā)展提供參考，能夠提高單位內(nèi)部的工作效率和工作質(zhì)量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學性。再次，通過檔案能夠認定關聯(lián)工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現(xiàn)單位的經(jīng)營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎上做好檔案管理工作，提高其管理效率。

二、辦公室檔案管理效率提高的策略

(一)創(chuàng)新人員理念

在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領導以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎上，進行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應該提高自身的服務意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應。單位管理者也應該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎上轉變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質(zhì)量。

(二)采用有效管理手段進行檔案管理

開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應該和時代相適應，需要將信息技術運用到檔案管理工作中去，實現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應該根據(jù)需要進行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應用效率。

(三)重視管理機制創(chuàng)新

在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動力。單位領導也應該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發(fā)，制定更加科學的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡檔案目錄、建設檔案咨詢臺。

(四)根據(jù)需要擴大辦公室檔案管理的領域

現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創(chuàng)新管理范圍。想要達到擴大領域的目的，便需要擴大檔案服務對象的范圍，給整個社會服務。很多單位的檔案針對的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運行提供服務，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴大檔案管理領域的同時，也必須做好人員培訓工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務。

三、結語

篇(2)

關鍵詞： 高校；院級；檔案管理

高校檔案管理是高校對在其教學、科研、行政管理和其他活動中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系統(tǒng)活動。而院級檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學院作為高校的二級單位同樣也承擔著較大的檔案管理工作，除了有校級文件的歸檔還有院級教學事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級檔案管理有利于高校教學、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學質(zhì)量監(jiān)控體系的科學化，有助于推動高校教學工作的發(fā)展，教學改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國高校院級檔案管理中存在的問題進行一些探討，并在此基礎上提出些對策與建議。

一、 高校院級檔案管理中存在的問題

第一、 檔案管理理念落后， 管理意識淡薄。我國許多高校院級辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對檔案的管理意識比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責任心，工作態(tài)度敷衍塞責，重程序，輕結果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標置換”。并沒有形成較好的管理規(guī)范。

第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結構不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒有接受過專門的培訓，因此對于如何開展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級的檔案是亟待解決的首要問題。同時目前有相當一部分檔案人員還跟不上時代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力。

第三、 檔案管理信息化建設不足。由于院級辦公室檔案管理涉及到教學、科研、學生、對外聯(lián)系等多種文獻資料，是為了實現(xiàn)某項計劃或一定目標而形成的文獻，當某項計劃或一定目標實現(xiàn)以后，由此而形成的文獻資料往往不被人們所重視，錯過及時整理和歸檔的大好時機，造成文獻資料的丟失。

二、完善我國高校院級檔案管理的建議

第一、要提高對高校檔案管理工作規(guī)范化意識的正確認識。 高校院級檔案的合理建立、有效管理、科學利用是高校院級檔案管理工作規(guī)范化的主要目標。 從高校發(fā)展的實踐看，完善院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對推動教育改革、提高教學質(zhì)量和工作效率、實現(xiàn)科學管理、開展科學研究、展示學校綜合實力等具有重要作用。 為了加強院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設，充分發(fā)揮檔案在教學管理過程中的積極作用，要依據(jù)教育教學發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化認識，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價值，使其為教學科研服務，為課程建設、學科建設和專業(yè)建設服務。

第二、要提高院級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識很粗淺，不能很好地勝任此項工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機會對他們進行專業(yè)培訓。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學習，或請外校專家來作專題講座。 通過各種途徑來提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時要健全院級檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責任制，不斷增強檔案管理人員責任意識和大局意識。

第三、要建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡，實現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡平臺，院級檔案資料建設在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級檔案資料建設和管理開辟廣闊的前景。建立檔案管理信息化服務網(wǎng)絡的意義，在于通過網(wǎng)絡可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學校教育管理信息和各種要求，實現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學服務。

第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級辦公室檔案資料索引自動化，設置和強化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時間內(nèi)，不用支付任何費用就可以閱覽或下載本院系幾年來的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長起來具有積極的促進作用。也為教師更好地“教”和學生更好地“學”提供便捷的服務。 但許多高校院級電子檔案功能遠未開發(fā)出來，這種狀況一旦改變，就會極大地推動廣大師生間的學習和交流，從而提高教學實效。

第五、要重視和關心檔案管理工作，不斷提高院級檔案管理水平。 院級領導應把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級班子成員中要有專人分管此項工作，平時要加強對檔案管理規(guī)范化工作的指導和監(jiān)督。 安排管理水平高，責任心強的院級辦公室管理人員擔當此項工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵機制，把院級檔案管理工作做得出色的人員推薦到學院作經(jīng)驗交流。 并且，真正把院級辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎懲分明，使院級辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學管理中發(fā)揮積極作用。

高等教育承擔著培養(yǎng)高級專門人才、發(fā)展科學技術文化、促進社會主義現(xiàn)代化建設的重大任務。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務，是建設高等教育強國的基本要求。 高校院級檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進質(zhì)量的提高。 因此，實現(xiàn)高校院級檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化勢在必行，任重道遠。

參考文獻：

[1] 陳昭楠.我國工商企業(yè)信息需求及對策研究[J].情報資料工作，1998，（ 6） ： 21-22.

篇(3)

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟欠發(fā)達的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式。“有紙化辦公”相對于當前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會議記錄文件和一些年代久遠的文件都沒有做信息化存檔工作，當查閱舊文件檔案時需要大費周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構成， 并進行保管， 很多檔案資料年代比較久遠， 價值相當重要，由于各部門經(jīng)常需要對歸檔文件進行查閱， 而且審閱文件的時間比較長， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會對成文書檔案管理工作做成影響和對文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對其進行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當辦公人員需要進行借閱文檔時， 一般采用人工檢索文件，首先要進行辦理詳細的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對年代久遠文件的檢索時，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費大量時間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應用，人們可以輕松的利用各種計算機功能實現(xiàn)對公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級批文、會議紀要、相關部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項目在后期交檔的時候，都是把檔案資料用車子的形式推進檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費。通過信息化改革，可能一個項目的資料放在一個小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲方式能加大檔案信息的存儲量，實現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價值。

3 信息化檔案管理應用

3.1 建立檔案信息庫，實現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設的前提是要進行信息的數(shù)字化改革與建設。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫。這樣一來，能夠同時擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時性與有效性。此外，單位檔案信息庫應當及時的進行資料信息的補充完善與整體信息庫的更新與維護等，保證信息庫的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫。首先按時間進行一級劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進行二級劃分，按照行政級別由上級到下級進行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫。

3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對工作的時效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡平臺，進行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對檔案進行查閱和最新消息進行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當辦公人員對檔案查閱時，檔案管理員通過檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時OA辦公系統(tǒng)會及時對查閱者身份、查閱時間、查閱文件進行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫。這樣的方式，不但在面對多人查閱同一文件時得到了極大的方便，能夠同時滿足多人查閱，而且不會造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。

篇(4)

[關鍵詞]辦公室檔案；檔案管理；工作效率

傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作方式，在當今社會主義經(jīng)濟市場以及科學技術的快速發(fā)展的雙重影響下，顯得較為落后，不夠現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作效率得不到提高，辦公室檔案的價值也沒有得到充分發(fā)揮，因此許多單位進行了辦公室檔案管理工作方式的探析，充分認識到當前辦公室檔案管理工作中的不足之處，并采取可行的措施，努力使辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。

1單位辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前辦公室檔案管理工作方式仍然采用傳統(tǒng)辦公模式，其中存在著一些弊端，需要進行相應的管理方式的調(diào)整，確保檔案得到科學規(guī)范管理，利于使用者的使用，達到檔案管理的最初目的。目前的檔案管理中存在著以下問題，需要管理人員和工作人員都進行進一步的探究與完善。首先，辦公室檔案管理工作中，淺薄的管理意識是管理人員們存在的一個問題。在基層工作的管理人員，大部分都是兼職人員，沒有接受過專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理工作培訓，對還管理工作的認識不足，從而不夠重視該工作對單位的重要性。對其認識停留在該管理工作是一個可有可無的輔工作，導致部分檔案管理人員的工作熱情度不高，敬業(yè)精神不足，直接影響了工作效率和質(zhì)量。其次是管理人員的專業(yè)水平不高。一線檔案管理人員專業(yè)人員較為缺乏，具備的專業(yè)素養(yǎng)較低，辦公室檔案管理無法適應數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，無法進行高校的管理工作，給檔案管理工作的完善完成了阻礙。最后是網(wǎng)絡技術的運用不充分，引起的辦公室檔案管理工作水平的制約，科學高效的檔案利用從而受到了影響。

2辦公室檔案管理工作效率有效提高的策略分析

進行信息化辦公室檔案管理平臺的建設：信息技術的運用已經(jīng)成為當前發(fā)展的必要手段，辦公室檔案管理工作也不例外。辦公室檔案管理工作進行信息化建設，無疑是對檔案管理這一繁雜的工作進行的簡化工作，是其工作效率提高的有效方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作多為紙質(zhì)檔案管理，紙質(zhì)檔案查詢費力，同時容易丟失，不便于保存與管理等。進行信息化建設，構建辦公室檔案管理平臺則能夠有效解決這一問題。將辦公室檔案管理工作信息化，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)中后，該檔案信息便于查詢、易保存，并可根據(jù)需求將相關數(shù)據(jù)進行備份，檔案不會被隨意地竊取與破壞。同時構建辦公室檔案管理平臺后，成套的系統(tǒng)管理能夠使工作人員的工作內(nèi)容得到相應減少，工作壓力也隨之減小，使得辦公室檔案管理工作效率得到有效的提高。進行管理人員的管理意識的提高策略：辦公室檔案管理工作中的管理人員，他們的管理意識影響著工作人員的工作效率，淡薄的管理意識并不能充分地發(fā)揮他們的管理作用。辦公室檔案管理工作的工作內(nèi)容較為繁瑣、復雜，工作人員的工作態(tài)度、工作方式和工作效率都直接影響辦公室檔案管理工作的水平。在繁雜的檔案管理工作中，管理人員有足夠高的管理意識，有利于管理模式的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式將會得到改變。工作人員也會受到管理人員的影響，改變自己的工作態(tài)度和方式，積極對待辦公室檔案管理工作，工作效率能夠得到相應提高。提高管理人員的管理意識，需要單位對其檔案管理工作的管理者進行有針對性的管理意識與管理方式的培訓，對兼職的管理者進行專業(yè)知識技能的強化，提高他們的相關素養(yǎng)，逐漸弱化目前存在的管理人員管理意識淡薄的問題，提高工作效率，促進單位發(fā)展。進行專業(yè)的團隊培訓：在傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作中，工作人員的工作任務繁重，檔案資料錯綜復雜，進行紙質(zhì)的檔案信息整理難度較大。同時該檔案管理工作模式已經(jīng)不適應目前的單位發(fā)展狀況，使得檔案管理工作效率和單位的整體工作效率都無法得到明顯提高。為了解決目前存在的這個問題，單位可以采取專業(yè)團隊人員的培訓計劃，對辦公室檔案管理工作人員進行從工作方式到對工作認知等方面的培訓，改變他們的認知與工作方式，提高他們的專業(yè)知識素養(yǎng)和工作水平，組建并培訓出一個專業(yè)的辦公室檔案管理工作團隊。進行工作人員的培訓，可以從他們的對工作的思想認知、專業(yè)知識技能以及信息技術的運用等多個方面進行深入的挖掘與探析。辦公室檔案管理工作的工作者對其工作效率有著直接的影響。因此需要對他們進行相應的培訓，讓他們具有相應的創(chuàng)新思維，在工作中不斷進行新模式、新方法的探究與實踐，不斷挖掘自己，充分利用信息技術來提高辦公效率，促進單位的整體發(fā)展。

3結語

篇(5)

自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務，并加大了服務型政府建設，對行政各項工作進行了調(diào)整和優(yōu)化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負責檔案管理、信息上傳下達等工作，工作內(nèi)容較多，且占據(jù)十分重要的地位。但是當前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，無法將資料有機整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規(guī)范性，不利于行政辦公室各項工作的開展。因此加強對辦公室檔案管理規(guī)范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項工作的同時，還能夠注重細節(jié)工作，提高管理規(guī)范化水平。

二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質(zhì)來看，檔案管理工作是一項管理性、服務性及政治性工作，在整個管理過程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財富，主要負責各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨立性工作，滲透至社會管理系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)，為社會實踐工作提供服務和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點。目前，我國檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關注，并加大研究力度，從根本上實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強對檔案的規(guī)范化管理是一項具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊含著的大量資料信息，也是以往工作的總結，能夠為行政辦公室未來工作提供更多依據(jù)和支持。具體來說，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，順應時展趨勢。新經(jīng)濟環(huán)境下，市場經(jīng)濟、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬物發(fā)展規(guī)律證明了應時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應時展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強的參考意義，落實好該項工作，是行政工作順應時代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關的資料等進行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務質(zhì)量。同時，檔案管理作為行政文化建設的基本內(nèi)容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進作用，最為關鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進行績效考核，實現(xiàn)對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實行政現(xiàn)代化管理目標。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經(jīng)驗等資料進行回顧和整理，能夠總結其中的經(jīng)驗。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過程都并非一帆風順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進行反思，并結合外部發(fā)展趨勢，制定科學的發(fā)展規(guī)劃，從而促進服務中心持續(xù)發(fā)展，為社會主義社會建設奠定堅實的基礎，取得公眾們的信任和認可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務中心新時期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓等更為具體的方面。因此筆者結合多年工作經(jīng)驗，建議該項工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國正處于市場經(jīng)濟轉型階段，人民群眾對于行政服務質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實現(xiàn)上述目標的重中之重，只有真正落實了規(guī)劃化管理目標，才能夠為檔案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領導作為―個部門的組織者和引導者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過問該項工作實施現(xiàn)狀，適當增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護航。同時在部門內(nèi)部應積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領導負責，領導檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

制度具有根本、長期等特點，是檔案規(guī)范化管理的關鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實踐中，要立足于部門發(fā)展新目標、新形勢，將制度完善工作列入到重點工作列表當中，對現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進行完善，及時取消不合理內(nèi)容，并在此基礎上提出相應的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應重視對制度的執(zhí)行，定期對檔案人員進行培訓，構建相應的激勵機制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動性，實現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。

（2）強化管理體系，保證信息真實性

筆者認為針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應進一步完善檔案管理體系，實現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項工作的協(xié)同體系建設，將各個部門整合到一起，共同構建聯(lián)席會議制度，將該項工作拓展至領域、部門及環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設。21世紀，知識更新速度遠遠超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術，才能夠更好地擔任這份工作，繼而實現(xiàn)對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點，需要我們對管理人員進行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時展趨勢相契合。

新時期下的檔案管理人員要轉變工作風格，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實踐收集各類資料信息，做到認真檢查和核實，科學歸檔并保存，從而確保信息的真實、可靠性。不同于傳統(tǒng)時代，如果一味堅持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務、還是職工都應成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進行政工作，從而為進一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（3）構建網(wǎng)絡體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術與我國行政工作的深度結合，電子政務應運而生。在此基礎上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設已然成為現(xiàn)實。目前，筆者所在行政服務中心基本實現(xiàn)了網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術保障。同時在計算機飛速發(fā)展趨勢下，檔案網(wǎng)絡化將會得到了進一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達到預期的目標。因此服務中心應堅持與時俱進，積極引進先進信息處理技術，邀請專業(yè)技術人員，結合服務中心的工作特點，構建針對性的網(wǎng)絡服務體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進程，我們要明確認識到培養(yǎng)技術人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運行狀態(tài)當中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關系，構建網(wǎng)絡化管理體系，實現(xiàn)信息共享及傳達，以此來適應服務型政府發(fā)展需求。

檔案管理工作的終極目標是發(fā)揮其保存及應用價值，為社會實踐提供借鑒和參考。只有開發(fā)和利用檔案的應用價值，才能夠為行政工作水平的提升做出更多貢獻。因此在行政服務中心內(nèi)部，我們應在現(xiàn)有檔案基礎之上舉辦檔案展覽等活動，充分發(fā)揮檔案資源的社會宣傳功能，將靜態(tài)的檔案轉變?yōu)閯討B(tài)的資源，以此來引導職工能夠樹立正確檔案規(guī)范化理念。不但如此，還應創(chuàng)新檔案利用方式，進一步拓展檔案的服務范圍，深化其服務功能，逐步朝著電子化、網(wǎng)絡化等方向發(fā)展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會效益。

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關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作效率；現(xiàn)狀；措施

辦公室檔案管理工作在一個單位中具有重要的作用，其的管水平與單位中其他部門工作的開展具有直接的聯(lián)系，需要采取有效的措施提高單位辦公室檔案管理工作的效率，從而保證單位各項活動的順利開展。為了有效的提高辦公室檔案管理效率的提高，需要使用現(xiàn)代化的技術手段，改善和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理工作，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和智能化管理，有利于促進檔案管理工作跟上時展的步伐。

1 辦公室檔案管理存在的問題

1.1 管理意識淡薄，管理方式落后

我國辦公室檔案管理人員的管理意識淡薄，大多數(shù)管理人員都不具備專業(yè)的管理水平，很多單位的檔案管理人員都是兼職人員進行管理工作，對檔案管理的重要性認識不夠，所以致使檔案管理工作的管理方式落后。大多數(shù)管理工作只是表面工作，對日常資料的保存和搜集相對欠缺，管理的方法采用傳統(tǒng)的管理模式，落后于時展的步伐。

1.2 管理人員的管理素質(zhì)較低，有待提高

現(xiàn)在培養(yǎng)出來的專業(yè)檔案管理人員不能適應社會的發(fā)展，管理人員的管理專業(yè)知識欠缺，所以提高管理人員的專業(yè)知識和工作技能是首要解決的問題。其次，這是一個信息化的時代，辦公室檔案管理工作也要緊隨時代的發(fā)展步伐，運用現(xiàn)代科技網(wǎng)絡信息技術進行管理提高管理工作效率，所以管理人員必須具備一定的包公軟件的操作技能，提高管理專業(yè)水平和管理操作技能，從而提高辦公室檔案管理效率。

1.3 辦公室檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設有待加強

隨著辦公室檔案管理的發(fā)展，管理的檔案種類越來越復雜，因此對管理人員的要求也隨之提高。針對不同時段、不同種類的檔案信息，要進行有效地記錄和整理，而傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代化管理工作，加之，現(xiàn)階段網(wǎng)絡信息技術應用于檔案管理工作中的技術還不完善，許多設施無法完全支撐工作的需求，所以許多檔案管理仍是紙質(zhì)管理方式。同時，檔案管理行政機構沒有合理規(guī)劃檔案管理的信息化系統(tǒng)，使得許多數(shù)據(jù)化的檔案信息在數(shù)據(jù)庫中處于隨機狀態(tài)，不利于日后工作的查閱，所以檔案管理工作有待建立系統(tǒng)化的管理模式。

2 如何改進辦公室檔案管理工作，提高工作效率

2.1 健全辦公室檔案的現(xiàn)代化管理體系

在辦公室檔案管理過程中，檔案管理和文件管理是兩個重要的管理方面，同時兩個方面具有密切的聯(lián)系，因此在管理的過程中，這兩項工作內(nèi)容需要結合在一起管理，不能夠分開管理。為了使檔案管理人員在后期的文件管理中遇到較大的困難，所以建議檔案管理人員在文件管理的前期就廣泛的參與到辦公室的檔案管理工作中，這樣一來，檔案管理人員能夠全面的掌握和了解文件按慣例工作，從而能夠順利和快速的融入檔案管理工作中，有利于建立和完善單位辦公室檔案管體系。此外，單位的檔案管理制度和檔案的操作程序需要完善和健全，從而保證工作人員按照管理程序進行檔案的管理，有利于促進單位辦公室檔案管理的體系化。

2.2 增強單位檔案管理的意識，更新檔案管理理念

現(xiàn)階段，單位對檔案管理工作重要性的認識還不是很高，加之，辦公室檔案管理的理念也比較陳舊，帶有嚴重的滯后性，對辦公室檔案管理工作水平的提高造成了一定的阻礙，因此，需要采取有效措施提高單位對檔案管理工作重要性的認識，并促使檔案管理理念的更新，該項工作具有十分重要的意義和作用。首先，單位對辦公室檔案管理規(guī)范化的認識需要提高，并在現(xiàn)階段辦公室檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，結合辦公室檔案管理的目標等創(chuàng)建符合現(xiàn)代社會發(fā)展的辦公室檔案管理理念，對于辦公室檔案管理的意識也需要采取有效的措施進行完善，并需要滿足社會發(fā)展和自身發(fā)展的需求，堅持以人為本的管理理念。單位檔案管理意識需要在單位的管理決策中和單位的服務意識中加以體現(xiàn)。在辦公室檔案管理過程中需要將崗位責任制強化，而單位管理中不合理的規(guī)章制度也需要的加強改善，從而使檔案管理人員的愛崗敬業(yè)意識得到強化，通同也能夠使單位檔案管理體系的建設水平得到較大的提升。

2.3 加強單位檔案管理工作的培訓，提高工作人員的管理技能

現(xiàn)階段從事辦公室檔案管理工作的人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低，大部分是兼職，對于現(xiàn)代化技術的應用也不是很全面，在一定程度上影響了辦公室檔案管理工作效率的提高。所以說，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)具有十分重要的意義。為了充分提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，單位需要從不同的渠道，以不同的方式進行管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓和培養(yǎng)，從而增強檔案管理人員的專業(yè)理論知識和技能，從而提高檔案專業(yè)化管理水平的提高。立足于辦公室檔案管理體制的完善需求，從事檔案管理工作的人員需要積極主動的參與到檔案專業(yè)的培訓活動，從而提高專業(yè)檔案管理技能；其次，還需要提高對檔案管理工作的責任感和使命感；再次，辦公室檔案原始材料的收集、整理和保存工作需要做好，因此，在辦公室檔案管理工作的相關要求的基礎上和對檔案管理專業(yè)人才的要求前提下，對單位檔案管理工作人員進行專業(yè)的技能培訓工作，從而使辦公室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)得到較大的提高。

2.4 強化檔案收集

檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規(guī)范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現(xiàn)以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作。

結束語

綜上所述，辦公室檔案管理工作具有十分重要的作用，對單位其他的部門工作的順利開展具有較大的影響，因此需要采取有效的措施提高辦公室檔案管理工作的效率和水平，充分發(fā)揮辦公室檔案管理工作的作用。可以通過辦公室檔案管理制度的完善，增加檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識，可以有效的提高檔案管理工作的效率，在管理檔案的過程中也需要使用現(xiàn)代化的技術，從而促進辦公室檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

參考文獻

[1]涂嬌麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業(yè)務，2012（8）.

[2]譚麗.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012（11）.

[3]王俊杰.辦公室檔案管理的工作改進及人員素養(yǎng)要求[J].黑龍江科技信息，2013（4）.

篇(7)

【關鍵詞】辦公室 檔案管理 工作效率

信息化技術的廣泛運用使得社會各行各業(yè)的辦公方式煥然一新，而辦公室管理是單位各類工作開展的基礎，這也對檔案管理模式提出了更高的要求，要能緊跟時代的發(fā)展趨勢，體現(xiàn)創(chuàng)新進步，故需要采取一系列措施來進行革新。辦公室檔案管理的工作特點是能保持檔案的完整性，便于檢索，實現(xiàn)檔案的最大利用價值。而隨著時展與工作要求的進一步提高傳統(tǒng)檔案管理模式中弊病逐漸凸顯，工作效率有待進一步提高，這不利于人們最大程度的展現(xiàn)檔案管理的功效，故急需研究出科學合理的處理措施。

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

辦公室檔案管理最大的職責便是記錄各項業(yè)務的歷史軌跡和憑證，以保持檔案的完整性。通過檔案管理帶來非常多的益處，方便相關人員查詢所辦業(yè)務的具體情況。但由于受到一系列因素的干擾，使得管理工作在發(fā)展過程中仍存在著弊端。

（1）管理工作觀念淡薄。長時間以來，我國許多單位對于檔案管理工作的重視程度不高，沒有嚴格按照要求來展開檔案管理工作，認為檔案管理是一項比較隨意的事情，致使因檔案管理不當而引發(fā)了一系列問題的情況時有發(fā)生，檔案管理相關材料混淆、檔案內(nèi)容缺失這些現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，這給單位的正常工作造成了非常大的影響，極大地減緩了工作的開展進程，甚至給單位帶來難以承受的虧損。同時，部分單位對檔案管理人員的選擇也較為隨意，招聘一些兼職人員來管理檔案，最終造成檔案管理工作無法順利推行。

（2）從業(yè)人員專業(yè)水平有待進一步提高。現(xiàn)如今雖然部分單位加強了對檔案管理的重視，雇傭?qū)T來管理檔案，但由于缺乏專業(yè)技術水平較高的人才，檔案管理工作已無法滿足社會發(fā)展的需求，與此同時，由于信息化技術不斷的深入人們的生活，在一定程度上改變了了人們的工作工作方式，促使工作人員對工作效率的提高有了更高追求。為順應這種發(fā)展趨勢，工作人員必須精通一些辦公軟件，并在網(wǎng)絡技術和檔案管理方面具有豐富的經(jīng)驗。建立網(wǎng)絡技術與檔案管理工作著緊密的聯(lián)系，推動辦公室檔案管理工作速率不斷提升，

（3）辦公室檔案管理的網(wǎng)絡信息化建設有待加強。辦公室檔案管理工作具有很強的綜合性，其涉及到的內(nèi)容及種類繁多，這就給管理人員帶來了更大的壓力，故引入了網(wǎng)絡技術來輔助管理工作人員進行記錄和整理檔案迫在眉睫。如今許多單位的信息化管理相關的基礎設施還不夠完善，管理體系沒有徹底落實，這使得員工的部分工作還無法運用網(wǎng)絡技術來開展。同時，部分單位信息系統(tǒng)建設不夠科學，致使部分數(shù)據(jù)在儲存過程中損壞或缺失，故有待進一步強化系統(tǒng)。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（1）完善管理制度。單位負責人不能忽視檔案管理工作的重大意義，要加強檔案管理各方面的建設和完善。單位要針對檔案管理確立一系列管理制度形成獨特體系，并不斷的進行完善，從而使管理工作能夠合理有秩序的進行。在制定過程中，要充分考慮單位的具體實際狀況，全面理清單位組織結構以及管理的各方面業(yè)務，從而使制度切實合理。

（2）提高從業(yè)人員的技術水平。檔案管理人員的專業(yè)能力對檔案管理工作有著很強的影響，如果工作人員的專業(yè)水平較低，則將會阻礙管理工作順利進行，因此相關單位有必要努力提高工作人員的綜合素質(zhì)。單位負責人在為辦公室招收管理人士時，最好選擇那些專業(yè)水平較高的人士來單位工作。同時，相關單位也要投入大量資源來開展員工專業(yè)素質(zhì)培訓課程，不斷強化工作人員的綜合能力，從而推進檔案管理工作快速有效的完成。

（3）綜合運用網(wǎng)絡技術。在進行檔案管理工作時，要充分運用網(wǎng)絡技術來協(xié)助管理，最大程度的發(fā)揮出網(wǎng)絡技術的優(yōu)勢，從而極大的減少管理人員的工作時間，也可以運用電子信息技術對單位內(nèi)部資料進行分類管理，對各類檔案資料進行補漏，從而提高管理效率。故網(wǎng)絡技術對于檔案管理的作用是不容小覷的，可以優(yōu)化檔案資料紙質(zhì)管理模式，減少一定的管理工作量，通過運用網(wǎng)絡來查看檔案資料，不必像以前那樣到辦公室去閱覽紙質(zhì)檔案材料，這種方式非常節(jié)省時間。

三、結束語

辦公室檔案管理工作與單位內(nèi)部的其它工作之間有著非常緊密的關聯(lián)，能夠協(xié)助其它工作順利進行，故要想推動單位事業(yè)蓬勃發(fā)展，則不容忽視檔案管理工作的重要作用。單位負責人要持續(xù)優(yōu)化完善檔案管理體系，及時清除檔案管理中存在的問題，盡可能的采取一系列措施來增強工作人員的能力，從而促使他們的工作效率迅速提升。

參考文獻：

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人才資源開發(fā)，2015，（24） .