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篇(1)

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對數(shù)據(jù)進行存儲以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進行存儲。而傳統(tǒng)檔案管理存儲只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中或在實施共享的時候，對于數(shù)據(jù)的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻：

[1]李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.

[2]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011（01）.

[3]孫麗梅.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作芻議[J].勞動保障世界（理論版），2012（01）.

[4]董利紅.試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[D].浙江理工大學，2013.

篇(2)

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，先進的通信技術(shù)和計算機技術(shù)在我國得到了迅速發(fā)展，在計算機技術(shù)和通信技術(shù)飛速發(fā)展的基礎(chǔ)上，電子檔案管理方法在我國開始發(fā)展。在很長的一段時間內(nèi)，受到經(jīng)濟條件或者技術(shù)條件的限制，我國的許多高等院校在實施電子檔案管理的過程中遇到了挫折，例如，有的高等院校由于受到通信技術(shù)發(fā)展水平的限制而影響了采用電子檔案管理方法進行高效檔案管理的具體實施；也有的學校受到計算機資源的限制，由于沒有足夠的計算機去從事教學工作，購買或者分配來的計算機被高效的其他教育項目占據(jù)，真正分到高校中專門從事檔案管理部門的計算機數(shù)量非常少，根本無法滿足龐大的檔案管理工作的要求等等各方面的原因，最終導致了我國紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理局面。

（一）紙質(zhì)檔案和電子檔案并存階段的檔案管理理念

在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，整合管理是此檔案管理階段最為主要的管理理念。所謂整合管理理念是指在高等院校進行檔案管理的過程中，將檔案的紙質(zhì)文件和電子文件進行整合管理，使他們成為一一對應(yīng)的關(guān)系，由于以紙質(zhì)文件為材料的檔案管理和以電子形式保存的檔案管理方法各有優(yōu)劣點，以紙質(zhì)形式形成的檔案可以實現(xiàn)隨時隨地的查看，但是工作量比較大，只要檔案管理妥當就不會存在文件丟失的情況；以電子檔案形式保存的檔案查閱起來非常方便，只需要在保存檔案的計算機中輸入關(guān)鍵詞進行搜索即可，省時省力，但是電子檔案的查閱必須由電力保障和計算機運行正常為前提。不同的檔案管理形式具有不同的優(yōu)缺點，在當時我國在諸多原因的影響下，選擇了以紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的高等院校檔案管理模式，將紙質(zhì)檔案和電子檔案一并進行保存。在紙質(zhì)文件和電子文件并存的檔案管理階段，我國普遍的認為紙質(zhì)檔案和電子檔案具有相同的價值和說服力，二者都被承認，都可以作為證明自己的有效憑據(jù)。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的檔案管理階段主要采用的管理方式

“雙套卷”是在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中經(jīng)常出現(xiàn)的詞匯，所謂“雙套卷”是指電子檔案和紙質(zhì)檔案構(gòu)成的兩份相同的檔案信息。在紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理階段中，在檔案管理方式上有兩種，一是將現(xiàn)有的人為書寫的紙質(zhì)檔案通過掃描儀等先進設(shè)備轉(zhuǎn)化為計算機可以進行識別和編輯的電子檔案；二是將已經(jīng)存儲在計算機中的電子檔案通過打印機等設(shè)備傳輸轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，供人們使用和保存。眾所周知，在我們的戶口管理過程中，我們每個人都會對應(yīng)一個號碼，這個號碼是一一對應(yīng)的也是唯一的，如果在戶口管理的過程中出現(xiàn)兩個人擁有相同的號碼則說明戶口在管理過程中出現(xiàn)了錯誤。同樣高等院校的檔案管理也是如此，每個高等院校的學生都對應(yīng)著唯一的檔案號碼，每個學生的檔案號碼是不變的，也就是說無論是采用電子形式保存的電子檔案還是以紙質(zhì)形式保存的檔案，其檔案號碼是一樣的，檔案的內(nèi)容信息也是完全吻合的，當然由于紙質(zhì)檔案在制作過程中存在一定的滯后性，所以當電子檔案和紙質(zhì)檔案存在微小的偏差時也是有可能的。

二、以電子檔案為主的檔案管理方式

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展和信息化程度的不斷提高，我國的許多高等院校為了節(jié)省時間、提高辦公效率都建立了屬于自己的OA網(wǎng)和各式各樣的管理系統(tǒng)，例如財務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等。近幾年，隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展，以電子檔案為主的檔案管理方式正在迅速發(fā)展。在計算機技術(shù)和通信技術(shù)的大力支持下，我國的數(shù)據(jù)處理技術(shù)也取得了飛速發(fā)展。采用電子檔案為主的檔案管理形式可以將各個部門形成的檔案進行匯總，具體來講就是每所高等院校都建有自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫，當分管部門對學生的檔案形成可靠的電子文件以后，可以通過本校的專用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將個人檔案發(fā)送到學校的檔案數(shù)據(jù)管理庫中，實現(xiàn)檔案的匯總與融合。同時采用這種檔案管理形式，可以使學生的檔案在管理形式上統(tǒng)一化、正規(guī)化，在學校的檔案管理過程中，專門從事檔案管理工作的學校教務(wù)人員會對學生的檔案進行實時監(jiān)控，統(tǒng)一管理，有效防止不法分子對既定的檔案進行修改，使之失去建設(shè)意義。采用電子檔案為主的檔案管理方式在管理形式上主要是通過網(wǎng)絡(luò)交流，制作學生檔案的分管部門在檔案制作完成后將檔案文件通過某一接口將檔案傳送至固定的服務(wù)器，由檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，上傳到服務(wù)器上的學生檔案被事先編制好的歸檔程序按照一定的規(guī)律進行邏輯歸檔和物力歸檔，以確保電子檔案存放的完整性和規(guī)律性，便于需要提檔的學生進行實時提檔。采用電子檔案的形式進行檔案管理可以實現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上的及時提供和利用，檔案管理部門可以將制作好的檔案按照需要分發(fā)給學生，例如，當我們快要大學畢業(yè)時，我們都需要擁有自己的成績單檔案，學校就會將我們的成績單逐個的發(fā)到我們的郵箱中供我們打印和使用。電子檔案具有快速、準確的優(yōu)點，大大提高了我國高等院校檔案管理的效率。

三、結(jié)語

篇(3)

【關(guān)鍵詞】電子檔案　事業(yè)單位檔案

一、事業(yè)單位檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

（一）充分利用現(xiàn)代技術(shù)

在當今各行各業(yè)的發(fā)展中，現(xiàn)代信息技術(shù)得到了充分的利用。不管是在企業(yè)的發(fā)展中，還是在我國的教育工作中，通過信息技術(shù)來促進企業(yè)運營以及教育發(fā)展的現(xiàn)象已經(jīng)非常的普遍。信息技術(shù)以其信息量大、利用便捷等優(yōu)勢受到了人們的歡迎。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，現(xiàn)代信息技術(shù)也得到了利用。在管理事業(yè)單位的檔案時以電子檔案的方式來進行是一個良好的選擇。在社會發(fā)展的新時期，電子檔案的發(fā)展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

電子檔案的建立為檔案的管理工作帶來了極大的便利。電子檔案具備較高的靈活性，能夠根據(jù)具體的需要對原有的信息進行更改或者完善，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案具有巨大的發(fā)展優(yōu)勢，能夠減少記錄信息時的人力、物力以及財力。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展具有許多優(yōu)點，電子檔案所具備的優(yōu)勢也是得益于先進的現(xiàn)代信息技術(shù)。事業(yè)單位需要管理大量的檔案，為了減少其中的失誤，將管理工作做得更好，選擇電子檔案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隱患

電子檔案的發(fā)展得益于現(xiàn)代信息技術(shù)的進步，它來源于現(xiàn)代技術(shù)，也必定會受到現(xiàn)代技術(shù)的不良影響。電子檔案優(yōu)點眾多，但是在使用的過程中也會出現(xiàn)許多弊端。比如在文件保存的過程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的內(nèi)容，就難以被辨別出來，造成不必要的損失。此外，病毒的干擾也是電子檔案在發(fā)展中所容易遇到的問題，病毒容易導致電子檔案內(nèi)容的消失，對電子檔案的管理造成不良影響。安全隱患的存在仍然是現(xiàn)今事業(yè)單位檔案管理中存在的問題之一。[1]

二、電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用

（一）提高管理效率

電子檔案的管理方式充分利用了現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，相比于傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案管理的電子化能夠節(jié)約人力、物力與財力。通過利用計算機，完成對信息以及各種資料的錄入工作，能夠減少工作量，并且達到高效的工作效果。對于信息的修改，也能夠做到方便而不留痕跡。在事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的運用已經(jīng)是大勢所趨，這種管理方式高效便捷，也是今后檔案管理方式的不二選擇。

（二）提高管理質(zhì)量

在事業(yè)單位的檔案管理中，專業(yè)的工作人員通過對檔案信息進行準確的錄入，能夠提高檔案管理的質(zhì)量。相比于以手寫為主的傳統(tǒng)檔案錄入方式，電子檔案具有清晰大方的優(yōu)點，能夠隨時隨刻實現(xiàn)對信息的修改與完善。電子檔案能夠促進工作人員工作質(zhì)量的提高，養(yǎng)成良好的工作習慣，在意識到電子檔案優(yōu)勢的前提下不斷完善自身的工作，做好事業(yè)單位檔案的管理工作。

（三）有利于事業(yè)單位的健康發(fā)展

檔案管理是事業(yè)單位必須要做好的工作之一，事業(yè)單位的健康發(fā)展離不開檔案管理的高效化與科學化。電子檔案的利用不僅降低了工作人員的工作難度，而且促進了工作效率的提高。在事業(yè)單位需要運用到相關(guān)檔案時，通過電子檔案就能夠做到高效便捷，提高事業(yè)單位的運行效率，不斷改進其在發(fā)展中的不足部分。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠促進整個事業(yè)單位工作效率的提高，讓員工形成效率與質(zhì)量優(yōu)先的工作態(tài)度。從長遠來講，電子檔案的運用能夠促進事業(yè)單位的長遠健康發(fā)展。[2]

三、更好地發(fā)揮電子檔案作用的措施

（一）提高工作人員的素質(zhì)

事業(yè)單位的檔案管理工作必須有由專門的工作人員負責，才有利于后期的查詢、更改等工作的正常高效進行。因此，工作人員的素質(zhì)必須達到相關(guān)要求，不僅要具備過硬的理論知識，而且還需要根據(jù)檔案內(nèi)容以及性質(zhì)的特點，進行合理的規(guī)劃，做到整齊劃一，增加檔案的視覺性效果，便于人們查閱相關(guān)信息。

（二）增加安全性

電子檔案極易受到病毒的侵襲，因此，為了解決這個問題，在事業(yè)單位檔案的管理工作中就必須解決技術(shù)上的問題，增加電子檔案的安全性。此外，由于計算機功能的強大，生成一份一模一樣的電子檔案也已經(jīng)成為可能，這就不利于電子檔案安全性的保持。為了解決這個問題，不但要做好對電子檔案的備份工作，而且還要利用高科技手段，對檔案進行安全程序的設(shè)立，避免電子檔案出現(xiàn)不必要的安全隱患。在事業(yè)單位檔案的安全性保護方面，檔案室應(yīng)該承擔此項責任，為了今后單位的需要，要將最原始的檔案進行備份與處理，便于今后對此進行有效的利用。

（三）加強監(jiān)督

事業(yè)單位的檔案管理工作也需要進行監(jiān)督，才能夠防止不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。為了增加電子檔案的安全性，任何需要對檔案進行修改的行為都應(yīng)該得到證實，在得到準許之后才能夠進行檔案的修改工作，要防止修改工作的隨意性，對此進行一定的控制與監(jiān)督，有利于事業(yè)單位檔案管理工作的合理化與有序化。

參考文獻：

[1]丁亞楠.電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(14):94.

篇(4)

【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化

一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對于加強我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會文化與經(jīng)濟建設(shè)都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導對檔案管理工作重視不足，認識不到檔案管理對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展與社會建設(shè)的重要意義，缺乏對檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時有效地更新，甚至在檔案保護設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動，交接工作復雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式

紙質(zhì)檔案管理，我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對紙質(zhì)檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對較復雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時修改后也會留下痕跡，如果重新抄錄也很難時間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實性與可靠性。但與此同時，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對檔案存儲空間也有很大的要求。

電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計算機與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計算機進行檔案信息的錄入，通過電子存儲設(shè)備進行檔案信息的存儲，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計算機的操作來完成，相對紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過程，具有更強便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。

三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實現(xiàn)檔案的長期保存。紙張的易損性導致紙質(zhì)檔案在保存的過程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過計算機錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲設(shè)備進行有效保存，在保存中不會出現(xiàn)腐蝕或損壞的問題。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計算機操作能夠更快的進行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時計算機的信息處理能力也能夠更好的實現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調(diào)出進行查閱，檔案的修改也可以通過計算機輕松完成。

四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計劃，總結(jié)經(jīng)驗，指導工作的依據(jù)，也是落實黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟所必須的參考資料，對于豐富縣檔案館館藏也是一個重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項重要內(nèi)容，要求全國各級檔案部門認真組織學習落實。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。

（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問題的有效途徑

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實準確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時代變革中的各項決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權(quán)限的設(shè)定促進檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數(shù)量及存儲空間不足的問題。在此基礎(chǔ)上加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對檔案管理的重視，將能夠有力的推動我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

參考文獻

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1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及面臨的主要問題

1.1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院的檔案具有很多的作用，首先醫(yī)院的檔案可分為醫(yī)院人員檔案和病患的檔案，這兩種檔案對醫(yī)療工作都具有重要的作用。

病患檔案可以相當于病歷，記載了了病人之前所患病癥，相應(yīng)的處理方式，以及有無家族病史、過敏史等重要醫(yī)療資料。這些資料對于病患的醫(yī)療工作有著極大的幫助，一方面可以免去醫(yī)生詢問病情的一些步驟，同時對醫(yī)生判斷病人疾病的發(fā)展有著很大的幫助，醫(yī)生可以參考之前的用藥方式，然后在根據(jù)現(xiàn)在病人的狀況，提出適合病人醫(yī)療的一個方案，醫(yī)療方案具有針對性，醫(yī)療效果更好。同時醫(yī)院可以根據(jù)一個時期的病歷進行分析，研究相應(yīng)的流行病的趨勢，對工作重心進行合理的調(diào)配，起到預防流行病作用。醫(yī)院人員檔案是醫(yī)院對于人員管理的檔案，記錄了醫(yī)院工作人員的工作能力，以及相應(yīng)的病患評價，然后根據(jù)相應(yīng)的情況對有關(guān)人員的工作進行鼓舞、獎勵、或勉勵等。這種方式能提高醫(yī)院人力資源的優(yōu)化。

1.2 醫(yī)院檔案管理中的主要問題

在醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理中，有些知名醫(yī)院以及開始了網(wǎng)上掛號，網(wǎng)上病歷的模式。但是還未普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的醫(yī)院。大部分的醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都是存在很大的提升空間的。隨著環(huán)境污染和食品安全問題的加重，以及養(yǎng)生健康話題在自媒體上的大量傳播，人們對健康越來越重視，醫(yī)院的患者也不斷的增加，這給醫(yī)院的醫(yī)療能力提出了較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院面臨人手不足的狀況，在這種形勢下，檔案管理工作人員被壓縮，因此造成了檔案管理工作的推擠。有關(guān)人員為了相應(yīng)的工作進度，簡化了病歷建設(shè)工作，只對病人的基本信息進行記錄，對病人的病情和用藥等信息記錄減少，同時因為任務(wù)重所以容易出現(xiàn)錯誤和偏差，因此在醫(yī)生的利用病歷時得不到有效的信息或者信息錯誤，導致醫(yī)療判斷失誤，造成治療效果的下降。同時在檔案的查找中存在一定的問題，經(jīng)常出現(xiàn)查找失敗的結(jié)果。對于檔案的日常維護和安全也是醫(yī)院檔案管理面臨的重要問題。利用局域網(wǎng)建立的網(wǎng)絡(luò)安全性較低，沒有相應(yīng)的防火墻措施，所以對非法入侵的地域能力較差，一般泄露就會對病人的大量個人信息造成侵犯。另一個方面，醫(yī)院人員的電腦操作能力一般不高，長時間使用不進行一定的系統(tǒng)維護，有著很大的系統(tǒng)崩潰的危險。所以檔案信息化的系統(tǒng)維護管理是影響檔案管理工作的一個重要因素。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作

2.1 檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計算機并不是十分流行，因此主要采用紙質(zhì)檔案的管理方式，紙質(zhì)檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發(fā)生火災等險情，這些檔案就會不復存在。并且長時間的保管中，還會出現(xiàn)紙質(zhì)變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時代的來臨，計算機的應(yīng)用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展具有重要的實踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)，并且還能夠為醫(yī)院節(jié)省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進電腦之中，就能實現(xiàn)管理的目的。這樣一來，醫(yī)院的檔案就能得到更加有效的保護。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，信息技術(shù)確實為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫(yī)生會將藥方輸入進電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實現(xiàn)了信息一體化的進程，同時也大大提升了工作效率。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設(shè)置訪問權(quán)限。很多大型醫(yī)院的因為人流量大，工作人員多，所以無限制的訪問權(quán)利只會讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權(quán)利。一般而言，只有主治醫(yī)生及醫(yī)院管理階層的人有訪問權(quán)限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內(nèi)，保證了檔案的安全性。

第二，專業(yè)管理人員。雖然減去了紙質(zhì)檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業(yè)人員的及時管理和維護。一般而言，除了每天及時入檔以外，管理人員還要及時清理已經(jīng)超過保管日期的檔案，對電腦進行及時的保養(yǎng)維護，防止因為系統(tǒng)崩盤而使檔案丟失的情況發(fā)生。

第三，技術(shù)維護。隨著計算機技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，越來越多的地方開始普及計算機，實行電子管理。但是同時隨之而來的是黑客技術(shù)的不斷進步。很多著名的醫(yī)院，他們經(jīng)常會接待一些重要的人物，這些人在社會上有重要的地位，同時他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發(fā)生，醫(yī)院要聘請專業(yè)的技術(shù)人員，定期對電腦進行清理和檢查，防止黑客入侵導致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問題和要求

雖然計算機的不斷發(fā)展極大的方便了醫(yī)院檔案的管理，但是在管理技術(shù)上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計算機技術(shù)水平，加強安全性能管理是現(xiàn)代電子化管理的一大要求。醫(yī)院在這一方面的發(fā)展也是不容忽視的。只有重視計算機發(fā)展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。4、檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的未來。

檔案的創(chuàng)新管理是計算機的應(yīng)用管理，是電子化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化的管理。同時也是不斷面臨挑戰(zhàn)的管理。檔案管理也要堅持與時俱進，保證管理技術(shù)的及時更新發(fā)展，最新技術(shù)的及時接收學習，這樣發(fā)展的檔案管理的未來才是更加優(yōu)越的管理技術(shù)和管理方式。新時期的檔案管理的發(fā)展未來是值得期待的，也是難以預測的。

篇(6)

1進一步解放思想，與時俱進，營造機關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境

電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進，主客觀原因均有。各級政府機關(guān)檔案管理部門要積極主動、敢于參與到本部門的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機關(guān)檔案管理融為一體獻計獻策，要樹立五個意識：一要樹立創(chuàng)新意識和前瞻意識，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標準和電子文件形成、運轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計原則；二要樹立市場意識，根據(jù)現(xiàn)狀，預測未來信息市場經(jīng)濟的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫”建設(shè)中的作用，為市場經(jīng)濟服務(wù)；三要樹立公眾意識，堅持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會、政府對信息資源的需求；四要樹立效益意識，必須以能獲得社會效益和經(jīng)濟效益為前提，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的雙提高；五要樹立國際接軌意識。“他山之石，可以攻玉”，要學習國際上電子政務(wù)建設(shè)的先進管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標準，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國際化進程，推動與世界各國聯(lián)通，盡早實現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。

2創(chuàng)新機關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要改變目前政府機關(guān)檔案部門被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價值取向和流向。機關(guān)檔案部門應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識產(chǎn)權(quán)保護、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機關(guān)辦公自動化、信息化提供組織保證。

3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機關(guān)檔案工作行為

篇(7)

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理；問題；對策

檔案管理工作一直是我國一個非常重要的工作內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，我國的檔案工作也面臨著諸多的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的現(xiàn)狀， 電子檔案管理迅速興起。采用電子檔案的管理方式，可以有效延長檔案的保存時間，提高檔案信息檢索的效率，為利用者節(jié)省大量的時間。但由此也帶來諸多弊端，如丟失信息、信息庫被黑客入侵、破壞了完整的數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)病毒的傳播等等。針對這些問題，必需采取有效的措施予以解決，使其能夠更好的發(fā)揮積極的作用。

1.電子檔案概述

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，人們開始認識到計算機對于檔案管理的重要作用。1961年在倫敦舉行的第九次國際檔案圓桌會議上曾將數(shù)據(jù)自動化處理列入會議的議程，十年后即第十三次國際檔案圓桌會議上達成共識，即需要依靠信息化的手段來進行檔案的管理。此后近二十年間由于計算機技術(shù)瓶頸的影響，對于采用計算機來管理檔案的呼吁聲音也逐漸消失。直到20世紀80年代，國外一直沒有正式提出“電子文件”一詞。其專門術(shù)語的發(fā)展大致經(jīng)歷了機讀文件、機讀檔案、電子文件等幾個階段，直到計算機技術(shù)迅猛發(fā)展的近幾年，才出現(xiàn)了電子檔案這一說法。

電子文件檔案在中國的發(fā)展開始于上個世紀90年代，1996年9月18日家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導小組，組織力量對電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理進行研究。在2002年的時候，我國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，在這一文件中，將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。

2.電子檔案管理存在的問題

進入信息化時代后，許多單位都采用了自動化辦公的運作方式，檔案的管理也轉(zhuǎn)換成了電子檔案管理方式，這可以省去大量的工作者來參與到檔案的管理工作。但由于辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理的契合度并不高，使得檔案的管理工作，還存在一些技術(shù)上的銜接問題。有的單位的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的知識，不能夠很好地勝任這一工作，使得我國電子檔案的管理工作，面臨著諸多亟需解決的問題。

2.1 原始性、真實性問題

原始性和真實性是一份檔案最重要的兩個屬性，電子檔案同樣也不例外。若是該檔案采用紙質(zhì)化的制作方式，很容易就能夠分辨出該檔案是否是原始檔案，內(nèi)容是否真實。但是在形成電子檔案的時候，人們可以任意就改變檔案當中的具體內(nèi)容，這使得電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。同時，電子檔案并不是和其載體密不可分，其一旦離開了原有的載體，原始性就易受到破壞。在使用計算機形成文件材料的過程當中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。在這樣的情況下，人們就很難分辨出這個檔案是否還是原始、真實的檔案。

2.2 保管性問題

電子文件在保管、使用、傳輸?shù)臅r候都需要依靠載體，這就會受到計算機硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)等各方面因素的影響，同時也會受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、以及數(shù)字化環(huán)境的制約。其中存儲載體對以上諸多因素的要求也會比較高，一旦遇到了一些惡劣的自然環(huán)境、黑客的入侵、病毒的迅速蔓延、硬盤損害、電壓不穩(wěn)定以及具體操作中的失誤等，都可能造成載體的崩潰，所負載的電子文件也會隨之消滅，重要信息會丟失。

2.3 安全性問題

如今是全球信息化的時代，全球每個角落的人們都能夠自由享受到網(wǎng)絡(luò)帶給大家的便捷，因特網(wǎng)具有較強的開放性，其覆蓋了全球各個地區(qū)，每個人都能夠自由地進入因特網(wǎng)當中，實現(xiàn)資源的共享。這也帶來了信息管理方面的安全性問題。在電子政務(wù)系統(tǒng)當中，很多重要文件的傳輸都是通過因特網(wǎng)來進行，電子文件在傳輸?shù)倪^程中，很容易遭到黑客的攻擊，導致其內(nèi)容泄露出來，或者內(nèi)容被偽造。由于電子檔案的保密性能不高、信息泄露、對原始檔案刪改的不易查處等問題，困擾著電子檔案的正常接收、發(fā)送的工作，也妨礙了存儲、歸檔檔案的工作的正常進行，而現(xiàn)有的防火墻等防御技術(shù)，對蓄意入侵的黑客還難以防范。因此電子檔案的信息管理，還存在著嚴重的安全性不足的問題。

3.電子檔案管理對策分析

3.1 健全電子檔案管理的相關(guān)法律

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。檔案管理部門應(yīng)不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性。同時應(yīng)嚴格執(zhí)行管理制度，維護制度執(zhí)行的嚴肅性，制定相應(yīng)的獎懲制度，提高制度的權(quán)威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應(yīng)重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關(guān)的法律、法規(guī)、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。

3.2 加強電子檔案管理技術(shù)措施

電子檔案管理需要采用相關(guān)的技術(shù)措施，保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性，提高電子檔案的可信度。因此我國在管理電子檔案的時候，應(yīng)該針對我國實際國情，分析我國的技術(shù)水平，制定一個科學的、可行的檔案管理的標準，使檔案從原先的制作、收集，到隨后的整理、使用等，都能夠受到嚴格的制度規(guī)范，保證該檔案始終保持其原來面貌，內(nèi)容足夠真實。這就需要加強檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的軟、硬件設(shè)備。另一方面，積極運用信息技術(shù)與多媒體技術(shù)、信息技術(shù)等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。

3.3 加強電子檔案管理人員的培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術(shù)和寫作等綜合方面的知識。各級檔案管理部門要摒棄傳統(tǒng)工作理念，積極改變工作思路，樹立現(xiàn)代性的檔案管理理念，可通過培訓等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創(chuàng)新檔案管理方式及服務(wù)方式，以更好的適應(yīng)時展的新需求。一方面要加快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案管理的專業(yè)人才，加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業(yè)知識和思想素質(zhì)的學習，使他們精通計算機技術(shù)、熟悉檔案管理專業(yè)知識、熱愛檔案事業(yè)、素質(zhì)高、責任性強，為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎(chǔ)。同時也要重視和加強對現(xiàn)從事電子檔案管理工作人員的培訓。增強他們的檔案管理專業(yè)知識，提高他們的素質(zhì)，同時讓他們與時俱進，熟悉和使用計算機進行檔案管理操作，做到檔案管理現(xiàn)代化。

進入信息時代后，我國更多的文件管理工作都會依靠計算機技術(shù)來實現(xiàn)，紙質(zhì)化的文件逐漸會被電子文件所取代。電子檔案管理可以利用先進的技術(shù)與設(shè)備提高檔案管理效率和利用率，還可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)檔案資料的實時傳輸。但我們也要及時認識到我國電子文件檔案在管理過程中存在的各種問題，仔細分析原因，提出相應(yīng)的解決措施，確保電子檔案管理的工作質(zhì)量，更好地服務(wù)社會。

參考文獻：

[1]郭沙沙.關(guān)于電子檔案管理存在的問題及對策分析.決策與信息（中旬刊），2015（6）：103.